Tapahtuma-ala on muutoksessa. Hybriditapahtumat on tämän päivän muotisana. Mutta miten hybriditapahtuma toteutetaan, ja mitkä ovat todelliset hyödyt sen järjestämisestä? Mitä hybridillä tarkoitetaan ja tarvitaanko sen järjestämiseen monen vuoden kokemusta?
Livenä ja netissä tapahtuvan tapahtuman järjestäminen kuulostaa työläältä, mutta sen ei tarvitse olla sitä. Vaikka hybridi matchmaking -tapahtuma on moniulotteinen, sen ei tarvitse olla monimutkainen tai hankala. Erityisesti siitä ei saa tehdä hankalaa osallistujalle, mutta ei sen tarvitse olla hankala myöskään tapahtuman järjestäjälle.
Matchmaking -hybriditapahtuma tapahtuu samanaikaisesti sekä livenä että netissä. Jotkut osallistujat matkustavat tapahtumaan ja toiset osallistuvat siihen kotoa tai toimistolta. Molemmissa tapauksissa jokainen käyttää Matchmaking sovellusta. Jokainen osallistuja pääsee seuraamaan tapahtuman ohjelmaa, osallistumaan aktiivisesti ja verkostoitumaan muiden kanssa.
Matchmaking hybriditapahtumat onnistuvat ja ne voivat olla erittäin tehokkaita kun ne on järjestetty hyvin. Suurin kysymys on miten livenä ja etänä olevien osallistujien yhdistäminen onnistuu. Helposti. Matchmakingin avulla osallistujat löytävät toisensa ja pystyvät sopimaan treffejä myös hybriditapahtuman aikana. Tärkeää on tunnistaa etukäteen osallistujien tarpeet ja tarjota niihin ratkaisua. Hybriditapahtumissa henkilökohtaisen palvelun saaminen korostuu. Pelkkä hybridi -sanana saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia ja karkoittaa osallistujia mutta ammattitaitoinen tapahtumajärjestäjä tietää, miten palvellaan osallistujia tämä tiedostaen.
Onnistuneen hybriditapahtuman toteuttamiseen ei tarvita monen vuoden kokemusta tai huippukalliita striimauslaitteita. Vähemmälläkin pärjää. Hyvät kamerat, mikrofonit ja valaistuksen huomioiminen on tärkeää. Henkilökuntaa auttamassa osallistujia ja selkeät ohjeistukset ovat avainasemassa.
Hybriditapahtuman hyödyt ovat ehdottomasti sen laajuus, toimivuus ja tehokkuus. Tapahtumajärjestäjä voi kutsua osallistujia mukaan ympäri maailmaa ja silti keskittää lokaation haluamaansa paikkaan. Näin myös lokaatio itsessään saa näkyvyyttä ja on merkittävässä roolissa.
Heräsikö kiinnostus hybridi matchmaking -tapahtumaa kohtaan? Ota meihin yhteyttä niin kerromme lisää!
Anneli Komi / BusinessMaker
