Hybriditapahtumat ovat pian täällä ja online-osallistuminen on tullut jäädäkseen. Tai ainakin näin me uskomme. Miksi ei mahdollistaisi online-osallistumista jos se on mahdollista vaivattomasti toteuttaa? Me BusinessMakerilla olemme jo kokeneet usean hybridi-tapahtuman järjestämisen kun syksyllä 2020 eri puolilla Suomea oli erilaiset rajoitukset ja pandemiasta huolimatta tapahtumia pystyi järjestämään jopa fyysisesti paikan päällä.
Hybriditapahtumissa on tärkeää muistaa huomioida useita seikkoja:
- Selkeä viestintä – osallistujia ei tarvitse turhaan kuormittaa viestinnällä joka heitä ei koske. Online-osallistujan ei tarvitse saada samoja ohjeistuksia kuin paikalle tulijan
- Käytä tapahtumajärjestelmää, jossa paikalle tulijoiden määrän voi rajoittaa. Voit järjestää turvallisesti, kun rajaat paikan päälle tulijoiden määrän esimerkiksi 50 henkilöön ja sen jälkeen online-osallistujia voi tulla miten paljon vain.
- Käytä tapahtumajärjestelmää, jossa hybridi voidaan muuttaa tarvittaessa onlineksi. Epävarman tilanteen ei tarvitse tarkoittaa, että tapahtuma on peruttava jos sitä ei pystykään fyysisenä järjestämään. Tapahtuma on helppoa muuttaa lennosta online-tapahtumaksi vaikka sitä aletaan järjestämään fyysisenä tapahtumana.
- Tarpeeksi henkilökuntaa huolehtimaan jokaisesta tapahtuman osa-alueesta. Hybridi-tapahtuma on moniulotteinen mutta ei monimutkainen. Selkeä suunnittelu takaa selkeän kokonaisuuden. Turvallisuuden tunne syntyy selkeydestä ja hyvä tapahtuma tarjoaa näitä kumpaakin osallistujalleen.
Hyviä hybriditapahtumia toivottaa,
BusinessMakerin tiimi! 🙂