Hybriditapahtumat ovat pian täällä ja online-osallistuminen on tullut jäädäkseen. Tai ainakin näin me uskomme. Miksi ei mahdollistaisi online-osallistumista jos se on mahdollista vaivattomasti toteuttaa? Me BusinessMakerilla olemme jo kokeneet usean hybridi-tapahtuman järjestämisen kun syksyllä 2020 eri puolilla Suomea oli erilaiset rajoitukset ja pandemiasta huolimatta tapahtumia pystyi järjestämään jopa fyysisesti paikan päällä.
Hybriditapahtumissa on tärkeää muistaa huomioida useita seikkoja:
- Selkeä viestintä – osallistujia ei tarvitse turhaan kuormittaa viestinnällä joka heitä ei koske. Online-osallistujan ei tarvitse saada samoja ohjeistuksia kuin paikalle tulijan
- Käytä tapahtumajärjestelmää, jossa paikalle tulijoiden määrän voi rajoittaa. Voit järjestää turvallisesti, kun rajaat paikan päälle tulijoiden määrän esimerkiksi 50 henkilöön ja sen jälkeen online-osallistujia voi tulla miten paljon vain.
- Käytä tapahtumajärjestelmää, jossa hybridi voidaan muuttaa tarvittaessa onlineksi. Epävarman tilanteen ei tarvitse tarkoittaa, että tapahtuma on peruttava jos sitä ei pystykään fyysisenä järjestämään. Tapahtuma on helppoa muuttaa lennosta online-tapahtumaksi vaikka sitä aletaan järjestämään fyysisenä tapahtumana.
- Tarpeeksi henkilökuntaa huolehtimaan jokaisesta tapahtuman osa-alueesta. Hybridi-tapahtuma on moniulotteinen mutta ei monimutkainen. Selkeä suunnittelu takaa selkeän kokonaisuuden. Turvallisuuden tunne syntyy selkeydestä ja hyvä tapahtuma tarjoaa näitä kumpaakin osallistujalleen.
Ota yhteyttä niin suunnitellaan yhdessä juuri teidän näköinen tapahtuma!
Hyviä hybriditapahtumia toivottaa,
Anneli Komi / BusinessMaker / anneli.komi@businessmaker.fi / 0451220142